أخطاء التوزيع تكلفك 200 ألف دولار سنويًا؟ هنا هو الإصلاح.

لقد رأيت مدى السرعة التي يمكن أن تتحول بها قسيمة صرف صغيرة إلى مشكلة كبيرة. قوة خاطئة، ملصق تم وضعه على الحقيبة الخطأ، تنبيه تفاعل مفقود، زجاجة تم إرجاعها إلى الرف في المكان الخطأ. كل واحدة تبدو صغيرة في البداية. ثم تبدأ المكالمات الهاتفية. يفقد المريض الثقة. الفريق يفقد التركيز تبدأ التكلفة في التزايد، وأنا أعلم أن التكلفة ليست المال فقط. أكثر ما يقلقني هو أن العديد من أخطاء التوزيع لا تأتي من فشل دراماتيكي واحد. يأتون من الضغط اليومي. عداد مزدحم. قائمة انتظار كاملة. نوبة قصيرة الموظفين. عضو متعب في الفريق قام بالفعل بفحص عشرين وصفة طبية مماثلة. ولا أرى أن هذه أحداث نادرة. أراها مشاكل سير العمل. إذا كنت أريد عددًا أقل من الأخطاء، فلا أبدأ باللوم. أبدأ بهذه العملية. ألقي نظرة على المسار الكامل من تناول الوصفات الطبية إلى التسليم. خطوة تناول نظيفة مهمة. إذا كانت الوصفة الطبية تأتي عن طريق الهاتف أو الورق أو الفاكس أو النظام الإلكتروني، أريد مكانًا واحدًا تتم فيه مراجعتها وفرزها. غالبًا ما تؤدي مسارات تناول الطعام المختلطة إلى حدوث ارتباك. يفترض شخص ما أن شخصًا آخر قد التقط المذكرة. وهنا تبدأ الأخطاء. التحقق من الملصق القوي أمر مهم. أريد التحقق من اسم الدواء وقوته واسم المريض والتوجيهات والكمية مقابل الطلب الأصلي. أريد من الفريق أن يبطئ من الأدوية المتشابهة والصحيحة. لقد رأيت الأموكسيسيلين والأملوديبين قريبين بما يكفي لإثارة اندفاع العين المتعبة. هذه ليست قضية صغيرة. هذا هو الإعداد للخطأ. يساعد مسح الباركود، ولكنه يعمل فقط عندما يستخدمه الأشخاص في كل مرة. أحب الأنظمة التي تجعل المسار الآمن سهلاً. إذا تم تخطي الفحص كثيرًا، فأنا لا أسمي ذلك مشكلة فنية. أنا أسمي ذلك فجوة سير العمل. الفحص النهائي الهادئ مهم أيضًا. في نهاية عملية التعبئة، أريد أن يقوم شخص واحد بمراجعة الطلب بالكامل قبل أن يصل إلى المريض. هذا هو المكان الذي تكتشف فيه العديد من الفرق تغييرات الجرعة أو العلاج المكرر أو عدم تطابق التسمية. لقد شاهدت مراجعة نهائية واحدة توقف مشكلة كان من الممكن أن تتحول إلى رد اتصال مكلف وتجربة سيئة للمريض. التدريب مهم، ولكن التدريب القصير وحده لا يكفي. أفضّل التدريب العملي والثابت. أظهر للفريق كيفية إبطاء تناول الأدوية عالية الخطورة. أظهر لهم أين تحدث الخلطات الشائعة. أظهر لهم كيفية التوقف مؤقتًا عندما يشعروا بشيء ما. لا يحتاج الناس إلى ذاكرة مثالية. إنهم بحاجة إلى نظام يدعم العمل الدقيق. أنا أيضًا أهتم جيدًا بتدفق المخزون. يمكن أن يؤدي الرف المزدحم إلى حدوث خطأ في الاختيار الخاطئ حتى عندما يكون الجميع في نية جيدة. إذا كان هناك منتجان متشابهان، أقوم بفصلهما. إذا قام أحد المنتجات بتغيير العبوة، فأشير إليه بسرعة. إذا كان دوران المخزون يبدو فوضويًا، أقوم بإصلاحه قبل أن يتحول إلى مشكلة صرف. إحدى الصيدليات التي عملت معها من حيث المفهوم واجهت مشكلة بسيطة يعرفها العديد من الفرق جيدًا. لقد قاموا بملء كمية كبيرة من الوصفات الطبية كل يوم، وظل دواءان بنفس التغليف يقتربان من بعضهما البعض. لم يكن الموظفون مهملين. لقد كانوا مشغولين. بعد حدوث خطأ وشيك، قاموا بتغيير موضع الرف، وإضافة فحص ثانٍ لتلك العناصر، ووضع علامة على الصناديق بعلامات ألوان غامقة. ولم تكن النتيجة دراماتيكية. كانت هذه هي النقطة. انخفض معدل الخطأ لأن العملية أصبحت أكثر صعوبة في الاختراق. هذه هي الطريقة التي أفكر بها في الوقاية. لا أنتظر خسارة كبيرة لأتعلم الدرس. أنا أراقب الأخطاء الصغيرة. أحتفظ بسجل للأخطاء الوشيكة، ليس لمعاقبة أي شخص، ولكن لاكتشاف الأنماط. أسأل ما هي أزواج الأدوية التي تسبب الارتباك. أسأل أي التحول لديه أكبر قدر من الانقطاعات. أسأل عن الخطوة التي يتم تخطيها عندما ينمو الخط. هذه الإجابات تخبرني أين يكمن الخطر. وجهة نظري بسيطة: دقة التوزيع ليست مجرد واجب صيدلي. إنها مسألة ثقة. يتوقع المرضى الدواء المناسب، والعلامة الصحيحة، والتوجيه الصحيح. يتوقع الموظفون سير عمل لا يرهقهم. يتوقع المالكون عددًا أقل من المطالبات، وعددًا أقل من عمليات الاسترجاعات، وإصلاحات أقل تكلفة. لا أستطيع إزالة كل المخاطر. يمكنني بناء طريق أكثر أمانا. هذا هو العمل الذي أثق به أكثر. إن عملية التوزيع الجيدة لا تحتاج إلى وعود عالية. فهو يحتاج إلى خطوات واضحة، وفحوصات ثابتة، وفريق يعرف أين تختبئ الأخطاء. هذه هي الطريقة التي أحمي بها المرضى، وأحمي الموظفين، وأمنع الأخطاء الصغيرة من أن تتحول إلى خسائر كبيرة.

أعرف مدى السرعة التي يمكن أن يتحول بها خطأ صغير في التوزيع إلى مشكلة أكبر. التعبئة الخاطئة يمكن أن تؤدي إلى إهدار المنتج. يمكن للصب الفوضوي أن يبطئ الخط. يمكن أن يؤدي الختم الضعيف أو الإعداد السيئ إلى جعل الخطوة التالية أكثر صعوبة. لقد رأيت فرقًا تتوقف عن العمل، وتفحص نفس الوحدة مرارًا وتكرارًا، ولا تزال تفتقد السبب الجذري. هذا النوع من التأخير يستنزف الوقت والثقة. ما أركز عليه عادة هو أمر بسيط: العثور على المصدر، وإصلاح الإعداد، والحفاظ على سهولة التحكم في الدفعة التالية. 1. تحقق من النقطة التي يبدأ فيها الخطأ: أنظر دائمًا إلى اللحظة التي يظهر فيها الخطأ بالضبط. إذا كان الملء مرتفعًا جدًا، أتحقق من الفوهة ومعدل التدفق وموضع الحاوية. إذا كانت الجرعة منخفضة جدًا، أنظر إلى الانسدادات، أو الهواء في الخط، أو المضخة الضعيفة. إذا تناثر المنتج، أشاهد ارتفاع السقوط وسرعة الإطلاق. مثال صغير يبقى معي. كانت إحدى العلامات التجارية الصغيرة للعناية بالبشرة التي عملت معها تملأ الزجاجات بشكل غير متساوٍ كل صباح. اعتقد الفريق أن الآلة هي المشكلة. اتضح أن المنتج كان باردًا جدًا عند بدء التشغيل، لذلك تغير التدفق حتى أصبحت الغرفة دافئة. بمجرد أن يضعوا روتينًا بسيطًا للإحماء، تصبح الحشوات أكثر استقرارًا. 2. قم بتنظيف المعدات قبل مطاردة الأسباب الأخرى، ولا أتخطى التنظيف. يمكن للبقايا تغيير الجرعة التالية. يمكن لطبقة رقيقة من المنتج القديم أن تسد الفوهة أو تغير التدفق أو تلتصق بالأجزاء المتحركة. لقد رأيت خطوط مسحوق تبدو جيدة للوهلة الأولى، لكن تراكمًا صغيرًا داخل المزلق استمر في التخلص من الإخراج. أتحقق من هذه النقاط: - فتحة الفوهة - مسار الأنبوب والخرطوم - القادوس أو جدار الخزان - منطقة الصمام - صينية الالتقاط والسطح المجاور الآلة النظيفة أسهل في القراءة. عندما يكون السطح متسخًا، تختفي المشكلة الحقيقية. 3. قم بمطابقة إعدادات الجهاز مع المنتج، أولي اهتمامًا وثيقًا بالمنتج نفسه. السائل السميك لا يتصرف مثل السائل الرقيق. المسحوق الناعم لا يتحرك مثل الحبيبات. حتى التغيير البسيط في درجة الحرارة يمكن أن يغير طريقة تدفق المنتج. وهذا هو السبب في أن إعدادًا واحدًا لا يناسب كل وظيفة. أقوم بضبط هذه العناصر خطوة بخطوة: - سرعة التدفق - وقت التعبئة - مستوى الضغط - حجم الحاوية - ارتفاع الفوهة لقد رأيت ذات مرة خط تعبئة المواد الغذائية يتغير من صلصة خفيفة إلى صلصة أكثر سمكًا. استمر الإعداد القديم في ترك عمليات تعبئة غير متساوية. لم يكن الفريق بحاجة إلى آلة جديدة. لقد احتاجوا فقط إلى سرعة تعبئة أبطأ وفوهة أوسع. هذا التغيير البسيط جعل إدارة الخط أسهل. 4. تدريب الأيدي التي تدير العملية أنا أثق في الأدوات الجيدة، ولكني أثق أيضًا في الأشخاص المدربين. تحدث معظم أخطاء التوزيع عندما يندفع شخص ما، أو يتخطى الشيك، أو يبدأ التشغيل دون إجراء اختبار سريع. أطلب من المشغلين مراقبة الوحدات القليلة الأولى، وليس الدفعة بأكملها فقط في النهاية. يمكن أن يؤدي إجراء فحص بسيط في البداية إلى توفير الكثير من عمليات إعادة العمل لاحقًا. أحب أيضًا قوائم المراجعة القصيرة: - تأكيد اسم المنتج - تأكيد نوع الحاوية - اختبار وحدة واحدة قبل التشغيل الكامل - مشاهدة عمليات التعبئة الخمس الأولى - تسجيل أي تغيير في التدفق أو الضوضاء استخدم فريق المستودعات الذي قمت بزيارته لخلط الصناديق الكرتونية المماثلة أثناء التوزيع اليدوي. لقد قاموا بحلها باستخدام ملصقات واضحة وعلامة لون بسيطة وعادة قراءة الكود بصوت عالٍ قبل كل تشغيل. أصبحت العملية أكثر هدوءًا، وتراجعت الأخطاء. 5. احتفظ بشخص واحد مسؤولاً عن الشيك النهائي، أحب الملكية الواضحة. عندما يفترض خمسة أشخاص أن شخصًا آخر قام بفحص الدفعة، تتسرب الأخطاء. عندما يقوم شخص واحد بإلقاء النظرة النهائية، تصبح العملية أكثر استقرارا. لا يحتاج هذا الشخص إلى القيام بكل مهمة. يحتاج هذا الشخص فقط إلى تأكيد الإعداد والإخراج وعدد العينات. أجد أن هذا يساعد أكثر في الأيام المزدحمة. يتحرك الخط بشكل أسرع عندما يعرف كل شخص الدور. أستخدم قاعدة واحدة هنا: إذا كان الإخراج يبدو غريبًا، توقف وتحقق قبل خروج الوحدة التالية. إن إصلاح أخطاء التوزيع بسرعة لا يعني مطاردة كل علامة صغيرة مرة واحدة. أبدأ بالمصدر، وأنظف المسار، وأطابق الإعداد مع المنتج، وأبقي الفريق في حالة تأهب في بداية كل جولة. عندما أتبع هذه الطريقة، يبدو العمل أسهل. يبقى الخط ثابتا. المنتج يبدو أفضل. ينفق الفريق طاقة أقل على نفس المشكلة القديمة، وينفق المزيد من الطاقة على العمل المهم.

أرى نفس المشكلة في العديد من خطوط التعبئة والتوزيع. يترك المنتج النظام بكميات صغيرة، ولكن تلك الكميات الصغيرة تتراكم بسرعة. لقد رأيت ذلك عند الفوهة وداخل الخرطوم وعلى الصينية وفي خطوة التنظيف. لقد رأيت أيضًا فرقًا تقبل هذه الخسارة كجزء من العمل. لا أعتقد أن هذه عادة جيدة. عندما أنظر إلى صرف الخسارة، أبدأ بسؤال واحد: أين تذهب المادة؟ تشير هذه الإجابة عادة إلى حل واضح. ألقي نظرة على أربع نقاط خسارة مشتركة. المنتج المتبقي في الخط يتم التعبئة الزائدة أثناء الإعداد يقطر بعد كل دورة يهدر أثناء التغيير والتنظيف قد يبدو كل منتج صغيرًا. كل واحد يأخذ القيمة بعيدا عن الدفعة. وجهة نظري بسيطة. إذا كان بإمكاني رؤية الخسارة، فيمكنني قياسها. إذا تمكنت من قياسه، فيمكنني تقليله. أبدأ بهدف التعبئة. تحدد العديد من الفرق رقمًا يشعرك بالأمان. يضيفون القليل جدًا حتى لا تقصر العبوة. يمكن لهذه العادة أن تساعد على المدى القصير، ولكنها أيضًا ترسل المزيد من المنتجات أكثر من اللازم. أفضل التحقق من نطاق التعبئة الحقيقي أولاً. إذا كانت العبوة تحتاج إلى 100 مل، فأنا ألقي نظرة على بيانات العملية الفعلية. أتحقق من متوسط ​​التعبئة، والانتشار، ومعدل الرفض. ثم أضبط الهدف بعناية. التغييرات الصغيرة هنا يمكن أن توفر الكثير على المدى الطويل. أنا أيضًا أهتم جيدًا بمسار التوزيع. يمكن للخرطوم الطويل أو شكل الفوهة السيئ أو الصمام الضعيف أن يترك المنتج خلفه. الطريق النظيف مهم. خطوط أقصر تساعد. يساعد الصمام الأفضل أيضًا. وكذلك الأمر بالنسبة للإعداد الذي يسمح للمادة بالتحرك دون أي تأخير إضافي. تعرض أحد المصانع التي عملت معها لخسارة متكررة بعد كل توقف. لم تكن القضية المنتج. لقد كان تخطيط الخط. بقيت المادة في أحد ثنيات الخرطوم. وبعد أن قام الفريق بتغيير المسار وتقليص المساحة الميتة، سقطت النفايات بشكل يمكن للجميع رؤيته. وهذا النوع من التغيير عملي. إنها لا تحتاج إلى قصة كبيرة حولها. إنه يحتاج إلى عين واضحة واختبار ثابت. أقوم أيضًا بتدريب جانب المشغل. لا تزال المعدات الجيدة تهدر المنتج إذا لم يكن لدى الشخص الذي يستخدمها طريقة واضحة. أطلب روتينًا بسيطًا: التحقق من ملء بدء التشغيل، شاهد الوحدات القليلة الأولى، أوقف الخط إذا تغير النمط، سجل أي انسكاب أو تنقيط، قم بتنظيف ما هو مطلوب فقط، وهذا يبقي الفريق في حالة تأهب. كما أنه يوفر لي بيانات يمكنني استخدامها لاحقًا. ورقة سجل قصيرة تعمل بشكل جيد. لا أحتاج إلى تقرير طويل. أحتاج إلى رقم الدفعة واسم المنتج ومبلغ الخسارة والسبب. وهذا يجعل المراجعة التالية أسهل. أحب أن أقارن جولة واحدة بالأخرى. إذا ارتفعت الخسارة بعد تغيير الفوهة، فإنني أنظر إلى الفوهة. إذا ارتفعت النفايات أثناء التنظيف أنظر إلى خطوة التطهير. إذا ظهر الفائض بعد بدء تشغيل مشغل جديد، فأنا ألقي نظرة على التدريب والإعداد. النمط يهم أكثر من التخمين. هناك نقطة أخرى أضعها في الاعتبار. ليست كل خسارة تحتاج إلى نفس الإصلاح. بعض الخطوط تحتاج إلى أجزاء أفضل. يحتاج البعض إلى سرعة أبطأ. يحتاج البعض إلى برنامج تعبئة مختلف. يحتاج البعض إلى تحكم أقوى أثناء التغيير. أنا لا أدفع إجابة واحدة لكل حالة. أقوم بمطابقة الإصلاح مع مصدر النفايات. وهذا يوفر المواد، ولكنه يوفر أيضًا الوقت في العمل اليومي. يبذل الفريق جهدًا أقل في تصحيح نفس المشكلة مرارًا وتكرارًا. إذا كان علي أن ألخص طريقتي في سطر واحد، فسيكون هذا: قياس الخسارة، والعثور على المصدر، وضبط العملية، ثم التحقق من النتيجة. هذا هو الطريق الذي أثق به عندما أريد قدرًا أقل من الهدر ومزيدًا من التحكم. إذا كان خطك يفقد المنتج في مرحلة التعبئة، فسأبدأ بهدف التعبئة، ومسار الخرطوم، وروتين المشغل. غالبًا ما تظهر هذه النقاط الثلاث المشكلة بشكل أسرع من المراجعة الطويلة. لقد وجدت أن المكاسب الصغيرة مهمة هنا. بضع قطرات في كل دورة يمكن أن تصبح خسارة شهرية كبيرة. يمكن للإعداد الأفضل والمسار الأنظف والروتين الأكثر وضوحًا أن يغير تلك الصورة بطريقة ثابتة.

لقد رأيت كيف يمكن أن يتحول خطأ توزيع صغير إلى مخزون مهدر، وعمل إضافي، ومكالمة متوترة، وفقدان الثقة. في أغلب الأحيان، لا تكمن المشكلة في سوء النية. إنها تأتي من الأيدي المشغولة، والفحوصات السريعة، والعملية التي تطلب من الأشخاص الاعتماد على الذاكرة. الحل البسيط الذي أقترحه هو إبطاء الخطوة الأخيرة وجعل تخطيها صعبًا. أستخدم قاعدة واحدة واضحة: يجب أن يتطابق كل عنصر مع الطلب قبل أن يغادر مكتبي. أنا لا أثق في الشكل وحده. أنا لا أثق في اللون وحده. أقوم بمطابقة الاسم والقوة والكمية والتسمية واحدًا تلو الآخر. في صيدلية صغيرة عملت معها، كاد أحد الموظفين أن يوزع أقراصًا ذات قوة خاطئة لأن العلبتين كانتا متشابهتين. كان الطلب بجرعة أقل، لكن نسخة الرف كانت بجوار جرعة أقوى. قمنا بتغيير جزء واحد من سير العمل. يتم الآن وضع كل جرعة في صينية منفصلة، ​​ويقول الشخص الذي يتعامل معها القوة بصوت عالٍ قبل تسليمها. أدى هذا التغيير البسيط إلى إيقاف الخلط قبل أن يصل إلى العميل. هذا هو الجزء الذي أركز عليه: - احتفظ بطلب واحد في علبة واحدة - اقرأ الملصق بالكامل، وليس فقط اسم الدواء - تطابق القوة والكمية - تحقق من اسم المريض أو العميل - توقف مؤقتًا قبل التسليم وأنظر مرة أخرى تعجبني هذه الطريقة لأنها لا تحتاج إلى نظام جديد أو ميزانية كبيرة. إنه يعمل في عيادة أو منضدة بيع بالتجزئة أو في مستودع صغير. كما أنه يمنح الفريق عادة مشتركة. عندما يتبع الجميع نفس الفحص، تبدو العملية ثابتة وواضحة. أنا أيضًا أهتم جيدًا بمنطقة العمل. العداد الفوضوي يجعل الأخطاء أسهل. يساعدني العداد النظيف في معرفة ما ينتمي إلى كل طلب. أبقي العناصر المتشابهة منفصلة عندما أستطيع ذلك. أضع الملصقات المطبوعة ووجهها لأعلى. أقوم بإزالة الأوراق القديمة من المكان قبل أن أبدأ مهمة جديدة. هذه العادات الصغيرة تقلل من الارتباك. المشكلة الثانية التي أراها كثيرًا هي التسرع الصامت. يريد الناس التحرك بسرعة، لذا يتخطون النظرة الأخيرة. أنا أفهم هذا الضغط. لقد شعرت بذلك بنفسي. ومع ذلك، قد يكلف الشيك الفائت أكثر من بضع ثوانٍ إضافية. تتطلب زيارة العودة أو الاستبدال أو شكوى العميل أو تصحيح المخزون جهدًا أكبر بكثير من التوقف القصير عند المنضدة. أنا أثق أيضًا في الفحوصات اللفظية البسيطة. إذا كان شخصان يعملان بنفس الطلب، أطلب من أحدهما قراءة الملصق بينما يؤكد الآخر العنصر. إن قول التفاصيل بصوت عالٍ يساعد كلا الشخصين على الاستمرار في التركيز. يبدو الأمر أساسيًا، وهذا هو سبب نجاحه. أفضل جزء من هذا الإصلاح هو أنه يبني عادة. بمجرد أن يعتاد الفريق على نفس الإيقاع، تبدو العملية طبيعية. الدرج هناك. التسمية واضحة. المباراة النهائية تصبح تلقائية. أنا لا أتعامل مع أخطاء التوزيع على أنها لغز. أنا أعاملهم كمشكلة عملية. عندما أجعل الخطوات مرئية، وأبقي طلبًا واحدًا منفصلاً، وأفرض فحصًا نهائيًا واحدًا، تنخفض المخاطر بطريقة حقيقية. إذا اضطررت إلى تسمية الحل الأبسط، فسأسميه هذا: إبطاء الخطوة الأخيرة، ومطابقة كل التفاصيل، وعدم تسليم أي عنصر لم يتم التحقق منه مرتين. هذه العادة أنقذتني من المشاكل أكثر من مرة.

أرى نفس النمط مرارا وتكرارا. خطأ التوزيع الصغير لا يبقى صغيرًا لفترة طويلة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إهدار المخزون، وساعات العمل الإضافية للموظفين، وطلبات استرداد الأموال، والمكالمات الهاتفية، وفقدان الثقة التي يصعب استعادتها. أنظر إلى تأثير الميزانية أولاً، لأن هذا هو المكان الذي تشعر فيه العديد من الفرق بالألم. قد تكون التسمية خاطئة، أو قد يكون العدد غير صحيح، أو قد يخرج العنصر الخطأ من الباب. كل زلة تبدو بسيطة في تلك اللحظة. التكلفة تبني بسرعة. عندما أتعامل مع هذه المشكلة، لا أتعامل معها على أنها خطأ واحد. أنا أتعامل معها كمشكلة سير العمل. غالبًا ما يبدأ خطأ التوزيع قبل وقت طويل من وصول السلعة إلى العداد. قد يبدأ الأمر بتسليم متسرع، أو رف مزدحم، أو علامات غير واضحة، أو موظف متعب، أو عملية تطلب من شخص واحد القيام بالكثير في وقت واحد. لقد رأيت صيدلية صغيرة تخسر المال بطريقة هادئة. عاد أحد العملاء بعد مغادرته بالقوة الخاطئة للمنتج. قام الفريق بتصحيح المشكلة واستبدال العنصر وقضاء دقائق إضافية على الهاتف وتحديث السجل. لم يعتقد أحد أن الخطأ بدا كبيرًا. ومع ذلك، انتهى اليوم بعمالة مهدرة، وعودة، وانتظار في طابور طويل للعملاء الآخرين. لقد تطرق هذا الحدث الفردي إلى المخزون ووقت الموظفين وجودة الخدمة. ولهذا السبب أركز على الوقاية. أبدأ بالخطوات التي تجعل التحقق من العمل أسهل. استخدم سير عمل واضحًا أريد أن تتبع كل خطوة صرف نفس المسار كل يوم. عندما تتغير العملية من شخص لآخر، يصبح تفويت الأخطاء أسهل. يساعد سير العمل المستقر الفريق على التباطؤ عند النقطة الصحيحة. أفضل الروتين الذي يغطي الاستلام والانتقاء والفحص ووضع العلامات والتسليم بترتيب ثابت. يتخذ الأشخاص خيارات أقل متسرعة عندما يظل النمط كما هو. حافظ على بساطة نظام الرف والملصق: يمكن أن يكلف إعداد الرف المربك المال دون أن يلاحظ أحد. إذا كانت العناصر المتشابهة قريبة جدًا من بعضها البعض، ترتفع الأخطاء. أحب المسافات الواضحة والملصقات الجريئة والتخطيط الذي يفصل بين المنتجات المتشابهة. أنا أيضًا أحب عمليات فحص الملصقات التي تستخدم لغة واضحة. إذا كان يجب على الموظفين التخمين، فهذا يعني أن النظام ضعيف جدًا. استخدم عادة التحقق المزدوج التي تبدو عملية، ولا أعتمد على الذاكرة وحدها. يعمل الفحص الثاني بشكل أفضل عندما يكون سهل الاستخدام ولا يتم التعامل معه كإجراء شكلي. يجب أن يغطي الشيك اسم العنصر وقوته وكميته وتفاصيل العميل. لقد وجدت أن التوقف القصير قبل التسليم يوفر أموالاً أكثر من التصحيح المتسرع لاحقًا. النقطة المهمة ليست إبطاء كل شيء. الهدف هو اكتشاف المشكلة قبل أن تغادر العداد. راقب التكرار لأنني أولي اهتمامًا وثيقًا لنفس الأخطاء التي تظهر أكثر من مرة. إذا استمر أحد المنتجات في التسبب في حدوث مشكلة، فقد تكون المشكلة في تغليفه أو موقع رفه أو الطريقة التي يقرأ بها الفريق الملصق. إذا استمر أحد الموظفين في ارتكاب نفس النوع من الأخطاء، فإنني أنظر إلى التدريب وعبء العمل والإرهاق. أنا لا أقفز إلى اللوم. أبحث عن السبب. تدرب مع الحالات، وليس القواعد فقط. من السهل نسيان قائمة القواعد. الحالة القصيرة أسهل في التذكر. أحب استخدام أمثلة بسيطة مثل حزمة متشابهة، أو تصحيح متسرع، أو تحول مزدحم بالقرب من الإغلاق. عندما يتحدث الفريق عن إحدى الحالات، فإنه يرى أين يبدأ الخطأ وأين تتبعه خسارة الميزانية. يبقى الدرس معهم لفترة أطول. تتبع التكلفة، وليس العدد فقط. هذا هو المكان الذي تفتقد فيه العديد من الفرق الصورة الكاملة. قد يبدو خطأ واحد صغيرًا، إلا أنه يمكن أن يؤدي إلى عدة طبقات من التكلفة. هناك العنصر نفسه. هناك وقت للموظفين. قد يكون هناك إرجاع واستبدال ومكالمة للعميل وتحديث السجل. أوصي دائمًا بتتبع نوع الخطأ والأموال المفقودة منه. بمجرد أن يرى الفريق الأرقام، يصبح من السهل إصلاح نقاط الضعف. لقد قمت ذات مرة بمراجعة سير عمل عيادة صغيرة حيث استمر ظهور نفس النوع من الأخطاء قرب نهاية اليوم. كان الفريق متعبًا، وكان المنضدة مشغولاً، والتخطيط جعل من السهل الخلط بين عنصرين متشابهين. قمنا بتغيير ترتيب الرف، وأضفنا فحصًا قصيرًا قبل التسليم، وقللنا من التسرع في الخطوة الأخيرة. ولم تكن النتيجة سحرية. لقد كان التحسن المستمر. تصحيحات أقل. نفايات أقل. مكتب أكثر هدوءًا. وجهة نظري بسيطة. أخطاء التوزيع لا تؤثر فقط على الدقة. فهي تؤثر على الميزانية وطاقة الموظفين وثقة العملاء في نفس الوقت. إذا كنت أرغب في حماية الإيرادات، فإنني أبدأ بالعملية والتخطيط والعادات التي توجه كل عملية تسليم. إن سير العمل النظيف يفعل أكثر من مجرد منع الأخطاء. فهو يساعد الفريق على العمل بضغط أقل، ويبقي المخزون تحت سيطرة أفضل، ويقلل من التكاليف الخفية التي تستنزف الأموال يومًا بعد يوم.

ما زلت أرى نفس المشكلة في عمليات الصيدلية: أخطاء التوزيع تسبب ضررًا أكبر مما يتوقعه الناس. تسمية خاطئة، أو فحص فائت، أو ارتباك عند الاستلام، أو مكالمة عودة من مريض قلق - كل واحد منها يستغرق وقت الموظفين، ويخلق تكلفة إضافية، ويعرض الثقة للخطر. خسارة المال ليست فقط المنتج نفسه. وأحسب أيضًا إعادة العمل، والعمل الإضافي، وعمليات الاستبدال، وعمليات التسليم المصححة، والوقت الذي يقضيه فريقي في إصلاح خطأ لم يكن من المفترض أن يحدث. عندما أنظر إلى صيدلية تريد توفير المال، أبدأ هنا. أنا لا أطارد الكمال على الورق. أركز على عدد أقل من نقاط الضعف في التدفق اليومي. هذا هو النهج البسيط الذي أستخدمه. 1. أقوم بتشديد نقاط الفحص والتأكد من أن كل وصفة طبية تمر بنفس الخطوات الواضحة. - الاستلام - إدخال البيانات - التعبئة - المسح الضوئي - الفحص النهائي - مراجعة الالتقاط إذا كانت هناك خطوة واحدة فضفاضة، فإن الأخطاء تنمو بسرعة. أحب العملية القصيرة والنظيفة التي يمكن للموظفين اتباعها دون تخمين. 2. الحد من الخلطات التي يمكن تجنبها معظم أخطاء التوزيع لا تأتي من فشل كبير واحد. يأتون من عادات صغيرة. مقعد مزدحم. التعبئة والتغليف مماثلة. تسليم متسرع. ملصق ترك وجهه لأسفل. التكنولوجيا التي تمت مقاطعتها ثلاث مرات في دقيقتين. أقوم بإزالة الفوضى من منطقة العمل. أقوم بفصل المنتجات المتشابهة. أحتفظ بالأشياء عالية الخطورة في مكان محدد. أقوم أيضًا بتقليل الانقطاعات أثناء عمل التعبئة والتحقق. هذا التغيير وحده يمكن أن يقلل الكثير من الأخطاء التي يمكن تجنبها. 3. أستخدم المسح الضوئي بالطريقة الصحيحة للمساعدة في فحص الباركود، ولكن فقط عندما يستخدمها الفريق في كل مرة. لقد رأيت المتاجر تقوم بالمسح عند الاستلام وما زلت أتخطى الخطوة الأخيرة. وهذا هو المكان الذي ينزلق المال بعيدا. إذا كان الفحص جزءًا من العادة، وليس مهمة جانبية، فإن معدل الخطأ ينخفض. إذا كان الفحص اختياريًا، فستعود الأخطاء مرة أخرى. 4. أشاهد نفس أنماط الأخطاء كل أسبوع ولا أنتظر تقرير خسارة كبيرة. أتتبع: - دواء خاطئ - قوة خاطئة - كمية خاطئة - مريض خاطئ - عدم تطابق الملصق - ارتباك إعادة التعبئة - أخطاء استبدال المخزون عندما أراجع هذه الأنماط كل أسبوع، أستطيع أن أرى أين تتعطل العملية. في بعض الأحيان يكون الإصلاح بسيطًا. يجب تغيير ملصق الرف. الطابعة تحتاج إلى التحرك. تحتاج خطوة التسليم إلى فحص آخر. 5. أتدرب على الحالات التي تسبب أكبر قدر من الخسارة، ولا أتدرب فقط على عمليات التعبئة الروتينية. أركز على العناصر التي تسبب أكبر قدر من المشاكل: - المنتجات ذات الأسماء المتشابهة - الوصفات الطبية ذات الحجم الكبير - مهام الموظفين الجديدة - خطوات سير العمل الخاضعة للرقابة - عمليات النقل والتعبئة الجزئية، كما أستخدم أمثلة قصيرة أثناء التدريب. المحاضرة الطويلة لا تساعد كثيرا. حالة واضحة لا. كان لدى إحدى الصيدليات التي عملت معها نمط ثابت من الخلط بين قوتين متشابهتين. اعتقد الفريق أن المشكلة كانت إهمال الموظفين. لم يكن كذلك. كانت المشكلة الحقيقية هي وضع الرف والفحص النهائي السريع. بعد أن قاموا بتغيير تخطيط السلة وإضافة خطوة مسح أقوى، انخفضت الأخطاء، وتوقف المتجر عن خسارة الأموال بسبب التصحيحات المتكررة. هذا هو نوع الإصلاح الذي أثق به. 6. أتعامل مع ثقة المريض كجزء من التكلفة. خطأ التوزيع ليس مجرد مشكلة في سير العمل. يمكن أن يؤثر على تجربة المريض على الفور. إذا حصل المريض على الدواء الخطأ أو كان عليه العودة لتصحيح الدواء، أعلم أن المتجر قد يخسر أكثر من عملية بيع واحدة. قد تفقد الأعمال المتكررة. قد يؤدي أيضًا إلى إنشاء مكالمات إضافية واسترداد الأموال وضغط على الموظفين. أنا دائما أحسب ذلك في التكلفة الإجمالية. إذا كنت أحاول الوصول إلى هدف الادخار السنوي وهو 200 ألف دولار، فلن أبدأ بإجراء إصلاحات كبيرة. سأبدأ بضوابط صغيرة قابلة للتكرار. أود أن أفعل هذا: - رسم خريطة لتدفق التوزيع الحالي - تحديد كل خطوة يمكن أن يدخل فيها الخطأ - إصلاح نقاط الضعف الثلاثة الأولى - تتبع أنواع الأخطاء الأسبوعية - تدريب الموظفين على نقاط الفشل الشائعة - مراجعة النتائج كل شهر هذه هي الطريقة التي يمكنني من خلالها بناء مدخرات تدوم طويلاً. يمكن أن يكون العدد كبيرًا عندما تكون الصيدلية مشغولة. ليس لأن خطأ واحدا مكلف في حد ذاته، ولكن لأن العديد من الأخطاء الصغيرة تتراكم بسرعة. عدد قليل من الانتكاسات أقل هنا. أقل العمل الإضافي هناك. عمليات استبدال أقل. عدد أقل من عمليات رد الاتصال بالمريض. نفايات أقل. تبدأ المدخرات في التكديس. إذا كان علي أن أقول ما هو الأكثر أهمية، فهو هذا: لا أحتاج إلى نظام معقد للحد من أخطاء التوزيع. أحتاج إلى عملية نظيفة، وعادات ثابتة، وفريق يعرف أين تبدأ الأخطاء عادةً. هذا هو المكان الذي يتم فيه حفظ المال. نرحب باستفساراتكم: info@ming-zheng.xyz/WhatsApp +8613829270239.

Kohn, LT 2000 To Err Is Human Building a Safer Health System كوهين، MR 2011 أخطاء الأدوية تسبب مشكلات وقائية وتنظيمية باركر، د. 2016 الحد من أخطاء التوزيع من خلال تصميم سير العمل روزنتال، م. 2019 فحوصات سلامة الصيدلية وتكلفة الأخطاء التي يمكن الوقاية منها سميث، JA 2022 إدارة بيئات صرف الأدوية عالية المخاطر في صيدلية المجتمع وانغ، ح. 2024 الاستراتيجيات العملية لتقليل هدر الأدوية وتحسين الدقة